Procedimento de cessação de uso em impressoras fiscais

O encerramento do uso de uma impressora fiscal é um procedimento essencial para empresas que estão substituindo o equipamento, encerrando atividades ou migrando para sistemas de emissão de nota fiscal eletrônica (NFC-e). Esse processo deve seguir normas fiscais específicas, já que as impressoras fiscais possuem memória inviolável e armazenam dados tributários. A seguir, apresentaremos o passo a passo detalhado sobre como realizar a cessação de uso corretamente, atendendo às exigências legais.

O Que É a Cessação de Uso de uma Impressora Fiscal?

A cessação de uso de uma impressora fiscal é o procedimento formal para desativar o equipamento perante os órgãos fiscais competentes. Esse processo é necessário porque as impressoras fiscais possuem uma memória fiscal onde são registrados dados de vendas, impostos e demais informações tributárias.

O objetivo principal é garantir que todos os dados fiscais armazenados sejam encerrados de forma adequada, evitando problemas futuros com auditorias ou irregularidades tributárias.

Quando é Necessário Realizar a Cessação de Uso?

A cessação de uso deve ser realizada em situações específicas, como:

• Substituição da impressora fiscal: ao adquirir um novo equipamento para o ponto de venda.
• Encerramento das atividades da empresa: seja de forma temporária ou definitiva.
• Mudança para emissão de NFC-e: migração para sistemas mais modernos e digitais.
• Falhas ou defeitos irreparáveis no equipamento: que impossibilitem seu uso.

Passo a Passo para Realizar a Cessação de Uso de uma Impressora Fiscal

1. Emitir a Leitura X e o Redução Z

Antes de iniciar o procedimento, é necessário emitir os relatórios fiscais mais recentes:

• Leitura X: relatório que apresenta o resumo das vendas realizadas no dia.
• Redução Z: fechamento fiscal diário que consolida as operações e atualiza a memória fiscal.

Esses documentos devem ser impressos antes de desativar o equipamento.

2. Contatar o Técnico Credenciado

A cessação de uso só pode ser realizada por um técnico autorizado pelo fabricante da impressora fiscal e homologado pelo fisco estadual. O técnico será responsável por:

• Intervir no equipamento: acessar a memória fiscal para os procedimentos finais.
• Emitir o Espelho MFD: relatório completo com todas as informações fiscais armazenadas no equipamento.

3. Emitir o Atestado de Intervenção Técnica

O técnico autorizado deve emitir um Atestado de Intervenção Técnica, detalhando o procedimento realizado e certificando o encerramento correto do uso da impressora.

4. Preencher e Enviar o Pedido de Cessação ao Fisco

A empresa deve formalizar a cessação de uso junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Isso inclui:

• Preenchimento de um formulário específico (disponível no site da SEFAZ).
• Envio do Espelho MFD e dos relatórios fiscais gerados.
• Apresentação do Atestado de Intervenção Técnica.

5. Arquivar Documentos Fiscais

Após a aprovação do pedido pela SEFAZ, a empresa deve manter os documentos gerados (Espelho MFD, Leitura X, Redução Z e Atestado de Intervenção) arquivados por no mínimo cinco anos, conforme a legislação tributária.

6. Destinação Final da Impressora Fiscal

Após a cessação, o equipamento pode ser:

• Encaminhado para descarte seguro: seguindo normas ambientais.
• Armazenado: caso necessário, para auditorias futuras.

Cuidados Importantes no Processo de Cessação

• Certifique-se de que todos os relatórios fiscais sejam emitidos antes de desativar o equipamento.
• Verifique o prazo para comunicação à SEFAZ, que pode variar entre estados.
• Somente técnicos autorizados podem realizar a intervenção no equipamento.

Conclusão – Realize o Procedimento com Responsabilidade

O processo de cessação de uso de uma impressora fiscal é essencial para garantir a conformidade tributária da sua empresa. Realizar cada etapa com atenção evita multas e problemas futuros com a fiscalização.

Dica final: procure uma assistência técnica de confiança para garantir que o processo seja realizado de forma correta e segura. Se precisar de mais informações, entre em contato com o suporte da Secretaria da Fazenda ou consulte o fabricante do seu equipamento.